Así se registra el ingreso de cada día
Cada sucursal tiene una pantalla (el kiosco) que muestra un código QR nuevo cada 45 segundos. El empleado lo escanea con su teléfono, y su supervisor ve el ingreso en el panel al instante.
- 1El kiosco muestra un QR que vence en 45 s.
- 2El empleado lo escanea y se gasta: el kiosco muestra uno nuevo.
- 3El ingreso queda registrado y el panel lo muestra en vivo.
De la configuración al panel, en cuatro etapas
La administración prepara una sola vez sucursales, empleados y kioscos. Desde ahí, el ciclo diario ocurre solo entre el kiosco, el teléfono y el panel.
Prepara el sistema
Crea sucursales, carga empleados con su PIN y da de alta un kiosco por sucursal con su clave.
Muestra el QR
La pantalla de la sucursal genera un código de un solo uso, que cambia al escanearse o a los 45 s.
Escanea y confirma
La primera vez vincula su teléfono con código o DPI y PIN. Los demás días solo toca "Confirmar ingreso".
Ve el panel en vivo
Ingresaron, pendientes y asistencia del día. Puede registrar a mano a quien no traiga teléfono.
Administración: preparar y supervisar
Hay dos roles. El administrador ve y gestiona todas las sucursales. El supervisor solo ve y gestiona la suya; la base de datos lo impone aunque alguien manipule la página.
| Sección del menú | Qué se hace | Administrador | Supervisor |
|---|---|---|---|
| Inicio | Panel del día en vivo y registro manual | Todas las sucursales | Su sucursal |
| Historial | Ingresos por fechas, filtros y exportación CSV / Excel | Todas | Su sucursal |
| Empleados | Alta, edición, PIN, carga masiva, teléfono vinculado | Todas | Su sucursal |
| Kioscos | Crear, ver clave una vez, regenerar, en línea / fuera de línea | Todas | Su sucursal |
| Sucursales | Crear, editar, activar y desactivar | Sí | No aparece |
| Usuarios | Crear administradores y supervisores, desactivar acceso | Sí | No aparece |
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Paso 1
Entrar al portal
En
/admin/logincon correo y contraseña. Las cuentas solo las crea un administrador; no hay registro público.- Tras varios intentos fallidos el acceso se bloquea unos minutos.
- Una cuenta desactivada ya no puede entrar.
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Paso 2
Sucursales y usuarios Solo administrador
Primero se crean las sucursales. Después, los usuarios del portal: cada supervisor queda asignado a una sucursal.
- La contraseña inicial necesita al menos 12 caracteres, con mayúsculas, minúsculas y números.
- Siempre debe quedar al menos un administrador activo.
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Paso 3
Cargar empleados
Uno por uno, o todos a la vez con la carga masiva desde CSV o Excel. El portal muestra una vista previa y marca cada fila con problema antes de importar.
- Campos: código, nombre, DPI de 13 dígitos, puesto y PIN de 4 a 8 dígitos (opcional).
- Se rechazan códigos o DPI repetidos y filas incompletas; solo se importan las válidas.
- Límite: archivos de 2 MB y 2 000 filas. Hay plantilla descargable.
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Paso 4
Crear el kiosco y guardar su clave
En Kioscos se da de alta la pantalla de cada sucursal. El portal muestra la clave de activación una sola vez: cópiala y úsala en la tablet.
- Si se pierde la clave o roban la tablet: Regenerar clave. La pantalla anterior se desconecta y hay que activarla otra vez.
- Un kiosco que ya registró ingresos no se borra; se desactiva.
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Paso 5
Seguir el día en el panel
Inicio muestra la sucursal del día y se actualiza sola, sin recargar, cada vez que alguien registra.
- Ingresaron: empleados de la sucursal que ya registraron, aunque haya sido en otra sucursal.
- Pendientes: empleados activos que aún no registran.
- Visitantes: empleados de otra sucursal que registraron en esta.
- El administrador ve además un resumen con el porcentaje de cada sucursal.
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Paso 6
Registro manual
Si alguien llegó sin teléfono, el supervisor lo busca en Pendientes y toca Registrar manual. La nota es obligatoria y queda guardado quién lo registró.
- También se respeta un solo ingreso por día: si ya registró, el portal lo avisa con la hora.
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Paso 7
Historial, exportación y mantenimiento
Historial filtra por fechas, sucursal, empleado y origen (QR o manual), y exporta lo filtrado a CSV o Excel.
- Desvincular teléfono: si un empleado cambió de teléfono. En su próximo escaneo vuelve a vincular con su PIN.
- Desbloquear vinculación: tras muchos intentos fallidos con sus datos, la vinculación queda bloqueada unas horas; el supervisor la libera desde el detalle del empleado.
- Asignar o reiniciar PIN desde el mismo detalle.
Kiosco: una pantalla que nunca muestra un código vencido
Una tablet o computadora en la entrada, siempre encendida. Se activa una sola vez y queda lista para todos los días.
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Paso 1
Activar la pantalla
Abre
/kioscoen el navegador de la tablet. Te lleva a Activar kiosco: escribe la clave que dio el portal y toca Activar.- No importan mayúsculas ni espacios.
- La tablet queda recordada; no hay que activarla cada día.
- Una clave sirve para una sola pantalla. Si se abre en otro equipo, la pantalla anterior vuelve a pedir activación.
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Paso 2
La pantalla del QR
Muestra el nombre de la sucursal, el QR grande, una cuenta regresiva y el estado de conexión. Pensada para leerse a distancia, en horizontal o vertical.
- Toca Pantalla completa para ocultar el navegador.
- La pantalla no se apaga sola mientras el kiosco está abierto.
- Cada 30 s avisa al portal que sigue encendida; el portal la marca "En línea".
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Paso 3
Cuándo cambia el código
El QR sirve una sola vez. El kiosco pide uno nuevo en tres momentos, y lo oculta antes de que venza.
Al cargarApenas se abre la pantalla.Al escanearseEn menos de 1 s; si falla el aviso, a más tardar en 3 s.Al vencerCada 45 s aunque nadie lo use.Estados de conexión
En línea Reconectando Sin conexiónSi se cae el internet, la pantalla muestra "Sin conexión con el servidor", oculta el QR y reintenta sola. También tiene el botón Reintentar ahora.
Empleados: escanear y listo
No hay app que instalar. El empleado abre la cámara, escanea el QR del kiosco y sigue las instrucciones. Su teléfono queda vinculado a él desde la primera vez.
Primer ingreso
vincula el teléfono una sola vez1. Escanear
Abre la cámara y toca el enlace que aparece. Tienes 5 minutos para completar el registro.
2. Vincular
Escribe tu código de empleado (o tu DPI de 13 dígitos) y tu PIN. Hay 5 intentos por escaneo.
3. Listo
Ves tu nombre, la sucursal y la hora. Tu teléfono queda vinculado para los próximos días.
Días siguientes
el teléfono ya te reconoce1. Escanear
El mismo QR del kiosco, cualquier día.
2. Confirmar
Sin código ni PIN: solo toca Confirmar ingreso.
3. Listo
Un ingreso por día: si escaneas otra vez, verás la hora del primero.
Mensajes que puede ver el empleado
"Este código ya fue usado o venció"
Alguien lo escaneó antes, o pasaron más de 45 s.
Qué hacer: escanea el código nuevo que aparece en la pantalla.
"Ya registraste tu ingreso hoy"
Solo hay un ingreso por persona y por teléfono cada día. Muestra la hora del primero.
Qué hacer: nada, ya quedó registrado.
"Tu sesión venció"
Pasaron más de 5 minutos desde el escaneo. Un minuto antes aparece un aviso.
Qué hacer: escanea otra vez.
"Los datos no coinciden"
El código, el DPI o el PIN no son correctos. Indica cuántos intentos quedan; con 5 fallos hay que escanear de nuevo.
Qué hacer: revisa tus datos. Si olvidaste el PIN, pide al supervisor que lo reinicie.
"Teléfono ya vinculado"
Cada empleado tiene un solo teléfono activo, y cada teléfono pertenece a un solo empleado.
Qué hacer: si cambiaste de teléfono, acude a tu supervisor para que desvincule el anterior.
Registro en otra sucursal
Se permite registrar en una sucursal distinta a la tuya; queda marcado "fuera de sucursal" y tu supervisor lo ve.
Qué hacer: nada; es solo un aviso.
Las reglas que nunca cambian
Viven en la base de datos, no solo en las pantallas: se cumplen aunque dos personas registren en el mismo segundo.
Vida de cada QR. Sirve una sola vez.
Para completar el registro después de escanear.
Ingreso por empleado y por teléfono, según la hora de Guatemala del servidor.
Activo por empleado; cada teléfono es de un solo empleado.
De vinculación por escaneo, con mensajes que no revelan si el empleado existe.
Entre avisos del kiosco al portal para saber si está en línea.
Si algo no sale como se espera
| Qué pasa | Qué hacer | Quién |
|---|---|---|
| El kiosco dice "Sin conexión" | Revisar el wifi de la sucursal. La pantalla se recupera sola al volver la red. | Supervisor |
| El kiosco aparece "Fuera de línea" en el portal | Comprobar que la tablet esté encendida y con /kiosco abierto. | Supervisor |
| La tablet vuelve a pedir la clave | Se regeneró la clave o se activó en otro equipo. Activar con la clave vigente, o regenerarla en Kioscos. | Administrador o supervisor |
| Empleado cambió de teléfono | En Empleados → detalle → Desvincular teléfono. En su próximo escaneo vincula el nuevo con su PIN. | Supervisor |
| Empleado olvidó su PIN | En el detalle del empleado, Asignar o reiniciar PIN. | Supervisor |
| "Demasiados intentos con estos datos" | En el detalle del empleado, Desbloquear vinculación. | Supervisor |
| Empleado llegó sin teléfono | En Inicio → Pendientes → Registrar manual, con una nota. | Supervisor |
| Empleado dado de baja intenta registrar | El sistema lo rechaza. Reactivarlo en Empleados si corresponde. | Supervisor |